发布于 2020-7-10 9:55:44   阅读次数：

在工作中，我们除了在和人面对面时要形象得体、沟通大方，不见面时如果能得体使用邮件，也会给你的职业形象加分。

 

邮件即礼仪，该如何写好一封专业的工作邮件？合协人力资源管理软件的小编给大家说说。

 

不要用微信替代邮件

很多人以为，大家都用微信了，不再需要写工作邮件了，这是个大误解。

我们今天口头非正式表达的工具越来越多，甚至也像白纸黑字一样有保存功能，但工作中的书面正式表达，仍然是非常重要的。

 

不想留底的不要写

这倒不是为了将来“赖账”，而是有些东西根本不能留底。

比如涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论：“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法？”这种文字万一到了法庭上，就会被认作“明知故犯”的证据，对自己不利。

 

没有深思熟虑的不要写

很多人想问题没有想清楚，就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说“打脸”，不改变吧损失更大，两边为难。

 

负面的东西不要写

尤其是气话，千万别写。比如有人没得到领导提拔，没有跟客户达成交易，写邮件撒气。这不仅没有帮助，还授人以柄。

如果当面吵架过后后悔了，最坏情况是道个歉，还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。

 

需反复讨论才能搞清楚的事不要写

写邮件讨论复杂问题的效率太低，既浪费时间，又增加误解。

最好的办法是召集会议当面讲，或者通电话讲。等有了一致的共识、总结，再把结论写在邮件里做个记录。

 

重要的事一定要写邮件留底

有些事情即使已经口头说好了，也一定要写邮件留底，免得将来事情有变，产生纠纷。

比如，有的人在应聘比较高的职位，但拿到的offer却是相对低的，单位给出一个理由说“我们有三个月的见习期，这中间如果没有问题，我们会给你那个你想要的高一级的职位，你放心来吧”。

这时，就一定要给对方负责人写一封邮件，保障自己的权益：“根据我们的沟通，我的理解是：目前部门经理只是前三个月试用期的职位，三个月后我若还在，职位会升为部门总监，请确认我的理解是正确的。”

 

主动写备忘录

在部门开会之后，应该发一份备忘录，告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论等等。这件事大家常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间，结果第二次开会，发现前一次开会的问题都没有解决。

这时候，不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处：第一，让部门里的人关注自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；

第二，站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升，想管理更大的部门，就要从做这种事情开始，才会学会管理，才会有全局观。

 

一封邮件只讲一件事

这个原则至关重要，但很多人意识不到。你也可能会有这样的经验：常会有人从中间加入某一个讨论，或者需要把讨论邮件转给第三方。

如果一封邮件讨论了三个话题，加入进来的人只是参加第二个话题的讨论，第一和第三个话题就会让他感到多余。 大家讨论也难免会扯到其他主题上，造成不必要的发散。

 

一对一可以写主观感受，部门间则不要写

如果收件人是一个人，或者一群利益一致的人，你写邮件时可以加入主观感受。比如你是一位领导，给下属写邮件：“亲爱的同仁们，过去的三个月里，我们如何通力合作，克服了某某困难，取得了某某成绩，我为大家感到骄傲。”

而如果你在协调两个部门的关系，就应该避免主观感受。不要写这样的话：“我们过去合作得很好，你们特别够意思，我一直心存感激。”

记住，能促成两个部门合作的，是它们自身的利益，而不是情感。因此用利益打动，比情感更有效。

 

不要下班前发邮件

写好内容后，还要注意发送时间，尽量避开下班前这个时间。

虽然这会让你有“干完了今天的任务”的满足感，但从收件人的角度，这封邮件可能会和很多未读邮件混在一起被埋没，可能回复不会很快。

 

阅读写作成为越来越重要的能力。

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